Para hacer un buen diagnóstico en Comunicación Interna es necesario conocer en profundidad la audiencia interna, grupos de interés, contexto, herramientas, mix de técnicas, tiempo y cultura. Conoce los 7 aspectos fundamentales de un diagnóstico exitoso.
¿Para qué un diagnóstico?
La inmediatez es una de las características de estos tiempos. Y en ocasiones, las organizaciones necesitan que los tiempos se acorten para poder alcanzar las mejoras que se proponen.
“¿Es necesario el diagnóstico? Nosotros te podemos contar qué es lo que está pasando”, solemos escuchar en reuniones previas. El punto es que suele ocurrir que las percepciones están erradas, o si bien son correctas, el diagnóstico puede ampliar la situación o el problema a resolver.
Realizar un diagnóstico en Comunicación Interna sirve para evaluar la calidad y eficacia de la comunicación dentro de una organización. Se pueden identificar fortalezas, debilidades y oportunidades de mejora, lo que permitirá a la empresa implementar estrategias para potenciar su comunicación interna y lograr una mayor eficacia en la transmisión de información y en la motivación de todos los colaboradores.
Entendiendo las distintas percepciones
Por otro lado, el diagnóstico también permite evaluar la percepción de las personas que forman parte de la organización sobre la comunicación interna y detectar posibles problemas de comunicación que puedan afectar a la productividad y el desempeño.
Además, el diagnóstico es fundamental para adaptar los mensajes y canales de comunicación a las necesidades de los diferentes públicos internos, lo que garantizará una mayor efectividad en la difusión de información.
Veamos cuáles son las claves de un diagnóstico eficaz.
Clave 1: tus audiencias internas
El primer punto que necesitamos conocer es cuál es nuestro público objetivo y cómo será nuestro espacio muestral. La clave entonces será saber si podemos llegar a todos los públicos de la compañía.
Es fundamental conocer quiénes son las personas, cuáles son las áreas y la estructura que conforma la organización. Además, se debe analizar sus características y necesidades para poder adaptar los mensajes y canales de comunicación adecuados.
“A veces las empresas cuentan con plantas lejos de la casa matriz, u operaciones en lugares con escasa conectividad, operarios sin casilla de email o colaboradores poco familiarizados con lo digital. Si este contexto se presenta, lo ideal sería poder tener entrevistas con los mandos medios o los jefes directos del público interno a quien no podemos llegar”,
Clave 2: mapeo de los grupos de interés
Realizar un mapeo de los stakeholders o grupos de interés es muy necesario para conocer en profundidad cómo es la comunicación transversal.
El mapeo incluye a todas las personas, instituciones, proveedores que se vinculan con la compañía, es decir, todos aquellos que se relacionan de alguna manera con la organización.
Para Max Carou, especialista en comunicación estratégica y capacitaciones de Oxean,
“aquí es muy efectivo desarrollar un flow para comprender de qué manera estos grupos se comunican con la compañía, incluso realizarlo de manera muy gráfica, agregando flechas con diversos colores e intensidad, si son verticales, horizontales, para entender, además, la cadena de mando y cómo y quién ordena las directrices”.
Clave 3: contexto
¿Cuál es el momento cultural, institucional, incluso político de la empresa? Esta información complementaria ayuda a comprender los desafíos y oportunidades que presenta la comunicación interna de la organización.
Otro punto a tener en cuenta es quién solicita el diagnóstico. Sin dudas, no es lo mismo que quien solicita el diagnóstico sea la responsable de Comunicación Interna o el CEO de la compañía. ¿Es un pedido de la dirección de la compañía o es una necesidad que surge por alguna situación puntual de los colaboradores?
Clave 4: ¿con qué tiempo contamos?
El tiempo es otra de las claves para el desarrollo de un buen diagnóstico y en cuánto tiempo vamos a querer aplicar los resultados a través de un plan. Tener claro cuáles son las perspectivas, objetivos y las necesidades del cliente.
También considerar si se realizará una evaluación integral de la comunicación interna, o algunas cuestiones precisas como canales, mensajes, cultura, ruidos para identificar dónde está el problema.
El diagnóstico es la base para diseñar la estrategia y luego poder implementarla a través de un plan.
Clave 5: ¿herramientas cuali o cuanti?
“Un diagnóstico certero debe contener data de encuestas, formularios, focus group, entrevistas, recorridas por plantas que combinen ambas alternativas: información cualitativa y cuantitativa”,
“Cuando implementamos las entrevistas en profundidad debemos seleccionar de manera estratégica a actores relevantes que puedan brindar información que vaya más allá de una metodología descriptiva”, explica Max Carou. Y agrega que “es muy enriquecedor volver a repetir las entrevistas en profundidad, luego de un tiempo de implementado el plan, para conocer progresos, resolución de problemas, o ajustes que sean necesarios realizar”.
En tanto, en las encuestas y cuestionarios es necesario que sean preguntas cerradas para poder recopilar los datos de manera eficaz.
Clave 6: mix de técnicas
En Oxean siempre vamos por más. Nos encanta incorporar diferentes técnicas que nutran aún más el diagnóstico, de manera de extraer conclusiones y resoluciones más ricas y atractivas para luego delimitar un plan de trabajo.
A las herramientas de digital intelligence y a las tradicionales, Max Carou propone incluir “experiencias colaborativas, juegos, actividades performáticas o escénicas, test de la foto-problema para ver el antes y el después, la línea de tiempo para que los entrevistados puedan brindar información de en qué momento apareció el problema”.
Clave 7: la cultura
Conocer la cultura, los valores y la filosofía de la empresa es esencial para entender cómo se comunica internamente.
Es importante analizar cómo estos valores y principios son transmitidos a través de la comunicación interna y evaluar si esta cultura es vivida y aceptada por los colaboradores.
En definitiva, profundizar en estas 7 dimensiones permite realizar un diagnóstico verdaderamente relevante. Ese es el punto de partida de todas las estrategias exitosas en comunicación interna. Comprender la interacción entre las personas y su vínculo con el contexto nos da la posibilidad de generar campañas y mensajes con mayor impacto, contribuyendo a la transformación de las organizaciones.
Si tu organización necesita potenciar la Comunicación Interna, ¡comencemos desarrollando un diagnóstico eficaz!
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